Informácia o spracúvaní osobných údajov

V tomto dokumente nájdete informácie o spracúvaní osobných údajov, informácie o právach dotknutých osôb a tiež kontaktné informácie na osobu poverenú dohľadom nad spracúvaním osobných údajov.

Vzhľadom na uvedené Vám odporúčame oboznámiť sa s informáciami obsiahnutými v tomto dokumente. Akékoľvek zmeny súvisiace so spracúvaním vašich osobných údajov budú zabezpečené formou aktualizácie tohto dokumentu zverejneného na našej internetovej stránke.

OBSAH

1. Informácia o Prevádzkovateľovi
2. Základné pojmy
3. Účel a právny základ spracúvania osobných údajov
4. Kategórie osobných údajov, ktoré môže DofE spracúvať
5. Komu môžeme vaše osobné údaje poskytnúť?
6. Prenos údajov do tretích krajín
7. Ochrana osobných údajov
8. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
9. Aké sú vaše práva v súvislosti so spracúvaním osobných údajov?

1. Informácia o Prevádzkovateľovi  

Prevádzkovateľom je The Duke of Edinburgh´s International Award Slovensko, o.z. , Bottova 2/A, 811 09 Bratislava. Občianske združenie je zapísané v registri organizácií podľa § 21 ods. 2 Zákona č.540/2001 Z. z. na Štatistickom úrade Slovenskej republiky pod číslom spisu VVS/1-900/90-45834 pod identifikačným číslom 42 418 232.  (ďalej len „Združenie“ alebo „DofE“).  

Zabezpečenie ochrany vašich osobných údajov je pre nás veľmi dôležité, a preto pri spracúvaní osobných údajov dôsledne dbáme na súlad s platnými právnymi predpismi, predovšetkým s princípmi a požiadavkami vyplývajúcimi z GDPR. Máme nastavené príslušné technické a organizačné opatrenia, ktoré prispievajú k zabezpečeniu ochrany spracúvaných osobných údajov dotknutých osôb.  

V prípade akýchkoľvek otázok súvisiacich so spracúvaním vašich osobných údajov prosím kontaktujte zamestnanca DofE zodpovedného za ochranu osobných údajov, a to emailom na info@dofe.sk, alebo písomne na adresu The Duke of Edinburgh's International Award Slovensko, o.z., Bottova 2/A, 811 09, Bratislava.

2. Základné pojmy

GDPR - Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES.
Osobné údaje - Akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, ktorú možno určiť priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby.
Dotknutá osoba - Fyzická osoba, ktorej osobné údaje sú spracúvané. Je to osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby.
Spracúvanie - Operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia, bez ohľadu na to, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami.
Prevádzkovateľ - Každý, kto sám alebo spoločne s inými určí účely a prostriedky spracúvania osobných údajov a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene. Pre účely tohto dokumentu sa Prevádzkovateľom myslí DofE.
Sprostredkovateľ - Každý, kto spracúva osobné údaje v mene Prevádzkovateľa na základe poverenia v súlade s článkom 28 GDPR.

3. Účel a právny základ spracúvania osobných údajov  

DofE spracúva osobné údaje vždy len na vopred vymedzený a legitímny účel spracúvania, pričom vždy musí existovať príslušný právny základ na takéto spracúvanie. DofE si Vás dovoľuje ubezpečiť, že osobné údaje nie sú ďalej spracúvané na účely nezlučiteľné s pôvodne stanovenými účelmi spracúvania.  

DofE spracúva osobné údaje dotknutých osôb v rámci nasledovných účelov spracúvania:

3.1 Podpora a rozvoj činností v oblasti vzdelávania, výskumných služieb, výchovy, telesnej kultúry, dobrovoľníctva, spoločenskej zodpovednosti, zamestnanosti a ďalších aktivít, ktoré sú v súlade s cieľom združenia (ďalej aj „verejnoprospešný účel“)

Tento účel zahŕňa predovšetkým nasledovné činnosti:

• Realizácia motivačného a vzdelávacieho programu pre mladých ľudí, známeho ako „Medzinárodná cena vojvodu z Edinburghu“.
• Vzdelávanie ďalších osôb a to najmä tých, ktorí na dobrovoľnej báze podporujú program „Medzinárodná cena vojvodu z Edinburghu“, vzdelávanie ďalších osôb vedúce k vlastnému osobnému a osobnostnému rozvoju a zodpovednosti za svoju komunitu.
• Podpora programu a informačná činnosť súvisiaca s programom.
• Organizácia vzdelávacích programov, informačná činnosť o medzinárodných vzdelávacích príležitostiach a semináre pre mládež a dospelých.

Právnym základom spracúvania v rámci uvedeného účelu je predovšetkým:

• Článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR, a teda spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy (napr. pri zaradení do vzdelávacieho programu), ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.

Okrem uvedených právnych základov môže v rámci verejnoprospešného účelu dochádzať aj k spracúvaniu na právnom základe:

• Článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR, a teda dotknutá osoba vyjadrila výslovný súhlas so spracúvaním týchto osobných údajov na takýto účel a neexistuje iný právny základ na takéto spracúvanie
• Článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR, a teda spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. V tomto prípade ide najmä o prípady, kedy všeobecne záväzný právny predpis ukladá DofE poskytnúť súčinnosť (napr. orgánom činným v trestnom konaní, súdu a pod.)

Vaše osobné údaje môžu byť tiež spracúvané na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje DofE, a to v zmysle článku 6 ods. 1 GDPR. Takýmito oprávnenými záujmami sú:

DofE ako nezisková organizácia, ktorej poslaním je prostredníctvom svojho programu „Medzinárodná cena vojvodu z Edinburghu“ dávať mladým ľudom šancu rozvinúť svoje schopnosti, naplniť svoj potenciál a uspieť v živote, vníma svoju spoločenskú zodpovednosť v oblasti práce s mladými ľuďmi, pričom má oprávnený záujem na neustálom zdokonaľovaní svojho programu s cieľom prispieť k výchove generácie sebavedomých mladých ľudí zodpovedných za seba a svoje okolie. V rámci uvedeného oprávneného záujmu, DofE vyhodnocuje jednotlivé skúsenosti a spokojnosť dotknutých osôb s ich účasťou v programe. Takéto spracúvanie má za cieľ neustále zdokonaľovanie programu a oslovenie väčšej skupiny mladých ľudí.

V rámci verejnoprospešného účelu môže tiež dochádzať k spracúvaniu osobitných kategórií osobných údajov, najmä v prípade činností, ktorými sú:

• Realizácia motivačného a vzdelávacieho programu pre mladých ľudí, známeho ako „Medzinárodná cena vojvodu z Edinburghu“.

Právnym základom spracúvania je v takomto prípade predovšetkýmčlánok 9 ods. 2 písm. d) GDPR, v osobitných prípadoch článok 9 ods. 2 písm. a) alebo písm. f) GDPR.

3.2 Administratívny účel

Tento účel zahŕňa predovšetkým nasledovné činnosti:

• administratíva súvisiaca s vnútornou prevádzkou DofE (napr. vyhotovovanie zápisníc súvisiacich s rokovaním orgánov DofE,vedenie evidencie registrovaných účastníkov pre čerpanie dotácie na prácu s mládežou v zmysle zákona č. 282/2008 Z. z. o podpore práce s mládežou v znení neskorších prepisovalebo iné povinnosti vyplývajúce z platných právnych predpisov,)
• účtovníctvo
• plnenie daňových povinností
• registratúrne činnosti
• ochrana práv a právom chránených záujmov prevádzkovateľa

Právnym základom spracúvania v rámci administratívneho účelu je predovšetkým:

• Článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR, a teda spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. V tomto prípade ide najmä o prípady, kedy všeobecne záväzný právny predpis ukladá DofE určité povinnosti (napr. v oblasti daní, účtovníctva a pod.)
• Článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR, a teda spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy (napr. pri zabezpečovaní personálnych a iných prevádzkových otázok)
• Článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR, a teda spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ (napr. ochrana práv a právom chránených záujmov, ochrana majetku, prevencia pred trestnou činnosťou alebo iným protiprávnym konaním, ktorým môže byť spôsobená škoda alebo ohrozená reputácia prevádzkovateľa).

V rámci administratívneho účelu môže tiež dochádzať k spracúvaniu osobitných kategórií osobných údajov. Právnym základom spracúvania je v takomto prípade predovšetkýmčlánok 9 ods. 2 písm. d) GDPR.

3.3 Dokumentácia, podpora a propagácia verejnoprospešných činností DofE a informovanie verejnosti o týchto aktivitách

Na účely dokumentácie, podpora a propagácia verejnoprospešných činností DofE a informovanie verejnosti o týchto aktivitách, DofE spracúva vaše osobné údaje na právnom základe vášho predchádzajúceho dobrovoľne udeleného súhlasu alebo na základe oprávnených záujmov DofE.

Prevádzkovateľ má oprávnený záujem na zvyšovaní povedomia a dobrého mena občianskeho združenia, zdokumentovaní, uchovaní a informovaní verejnosti o aktivitách a činnostiach DofE, ktoré slúžia na podporu verejnoprospešného účelu. V rámci účelu spracúvania dochádza k publikačnej a mediálnej činnosti a môže dochádzať k vyhotovovaniu záznamov v podobe umožňujúcej individuálnu identifikáciu dotknutej osoby ako aj k zverejneniu osobných údajov (napr. fotografií, videí a pod.).

4. Kategórie osobných údajov, ktoré môže DofE spracúvať

DofE vždy spracúva len tie osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na dosiahnutie príslušného účelu spracúvania. Ide o spracúvanie rôznych kategórií osobných údajov, ktoré sa líšia v závislosti od konkrétneho účelu spracúvania a povahy spracovateľskej činnosti.

V prípade spracúvania osobných údajov pre verejnoprospešný účel je poskytnutie osobných údajov z vašej strany zmluvnou požiadavkou. V prípade ich neposkytnutia Vás nie je možné do príslušného vzdelávacieho programu zaradiť.   

 Takýmito kategóriami osobných údajov sú predovšetkým:

• Identifikačné údaje (napríklad meno, priezvisko, dátum narodenia, miesto narodenia, štátna príslušnosť, fotografia, identifikačné údaje rodinných príslušníkov),
• Video a audio záznamy, fotografie,
• Škola, vzdelanie, študijný odbor,
• Kontaktné údaje (napríklad adresa trvalého/prechodného pobytu, emailová adresa, telefónne číslo),
• údaje o zdravotných obmedzeniach, údaje o poskytovanej lekárskej starostlivosti a pod,
• Socio-demografické údaje (napríklad vek, vzdelanie,)
• Údaje súvisiace s výkonom motivačného a vzdelávacieho programu.

5. Komu môžeme vaše osobné údaje poskytnúť?

Osobné údaje DofE neposkytuje iným subjektom okrem prípadov, ak ste na takéto poskytnutie udelili DofE súhlas, písomný pokyn, alebo ak existuje iný právny základ na poskytnutie vašich osobných údajov inému subjektu, napríklad v prípade, ak ide o plnenie zákonnej povinnosti DofE ako prevádzkovateľa.  

Medzi subjekty, ktorým je DofE osobné údaje povinné poskytnúť, patria najmä:

• Orgány verejnej moci v oblasti správy daní,
• Orgány činné v trestnom konaní,
• Súdy,
• Ministerstvu školstva, vedy, výskumu a športu SR
• Ďalšie orgány, ktorým je údaje prevádzkovateľ povinný poskytnúť v zmysle platných právnych predpisov.

Dovoľujeme si vás informovať, že DofE ma oprávnený záujem na zdieľaní osobných údajov s nadáciou The Duke of Edinburgh’s International Award Foundation v Londýne, ktorá založila motivačný a vzdelávací program, známy ako „Medzinárodná cena vojvodu z Edinburghu“, a to v súvislosti s dohľadom nad dodržiavaním základných zásad, ktorými sa program a udeľovanie cien riadi.  

V rámci výkonu svojej činnosti môže DofE spolupracovať s tretími stranami, pričom takýto vzájomný vzťah je definovaný ako vzťah dvoch samostatných prevádzkovateľov.  Takýmito tretími stranami sú napríklad:

• The Duke of Edinburgh's International Award Foundation v oblasti výskumných činností, ktoré sú v súlade so stratégiou a cieľmi programu, pričom k poskytnutiu vašich osobných údajov môže dôjsť len na základe vášho predchádzajúceho súhlasu.

Sprostredkovatelia

DofE môže v určitých prípadoch spracúvať vaše osobné údaje aj prostredníctvom sprostredkovateľov. Sprostredkovateľ je subjekt, ktorého DofE poverilo spracúvaním osobných údajov v súlade s článkom 28 GDPR. Na poverenie spracúvaním vašich údajov prostredníctvom sprostredkovateľa sa nevyžaduje váš súhlas, prípadne iný právny základ, ako je to v prípade poskytovania údajov iným prevádzkovateľom. Sprostredkovateľ v takomto prípade spracúva vaše osobné údaje v mene DofE ako prevádzkovateľa. Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny vplyv na výkon a uplatňovanie si vašich práv ako dotknutej osoby ustanovených v kapitole III GDPR, pričom príslušné práva si môžete uplatniť u DofE ako prevádzkovateľa alebo tiež priamo u konkrétneho sprostredkovateľa, prostredníctvom ktorého sú vaše údaje spracúvané.    

DofE pri spracúvaní vašich osobných údajov využíva nasledujúce kategórie sprostredkovateľov:

• spoločnosti zabezpečujúce výkon a realizáciu motivačného a vzdelávacieho programu DofE
• spoločnosti vykonávajúce správu a administratívnu podporu DofE,
• spoločnosti poskytujúce účtovné služby,
• spoločnosti zabezpečujúce marketingové aktivity,
• spoločnosti poskytujúce bežné softvérové vybavenie alebo podporu.

6. Prenos údajov do tretích krajín

Pri spracúvaní osobných údajov dochádza k prenosu osobných údajov do tretích krajín výlučne v prípadoch keď zaručujú primeranú úroveň ochrany alebo boli prijaté primerané záruky v zmysle GDPR s výnimkou prípadov špecifikovaných platnými právnymi predpismi.

7. Ochrana osobných údajov

Prijímame primerané technické a organizačné opatrenia s cieľom ochrániť vaše osobné údaje pred  náhodným alebo nezákonným zničením, stratou, zmenou alebo neoprávneným prístupom k vašim osobným údajom.

8. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Vaše údaje vo forme, ktorá umožňuje vašu identifikáciu, DofE uchováva najviac po dobu, ktorá je nevyhnutná na dosiahnutie účelu, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú.

Pokiaľ sú vaše osobné údaje spracúvané na základe vášho súhlasu, DofE bude po odvolaní súhlasu alebo po uplynutí doby platnosti súhlasu osobné údaje uchovávať len po takú dobu, aká bude nevyhnutná na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov prevádzkovateľa. Rovnako to platí aj v prípade spracúvania na základe zmluvy. 

Pokiaľ sú vaše osobné údaje spracúvané v rámci plnenia zákonnej povinnosti, príslušné právne predpisy bližšie určujú dobu, počas ktorej je DofE povinná vaše osobné údaje a súvisiacu dokumentáciu uchovávať.

9. Aké sú vaše práva v súvislosti so spracúvaním osobných údajov?

V súvislosti so spracúvaním osobných údajov máte právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, Slovenská republika.

Máte právo na opravu nesprávnych osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú alebo na doplnenie neúplných osobných údajov. Ak zistíte, že o Vás spracúvame nesprávne alebo neúplne údaje, neváhajte nás prosím kontaktovať.

Ak sú vaše osobné údaje spracúvané na základe súhlasu v zmysle článku 6 ods. 1 GDPR alebo v zmysle článku 9 ods. 2 GDPR, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu však nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Právo namietať voči spracúvaniu vašich osobných údajov

Ako dotknutá osoba, máte právo namietať voči spracúvaniu vašich osobných údajov v prípade, že k spracúvaniu dochádza na právnom základe oprávnených záujmov vrátane namietania proti prípadnému profilovaniu založenému na oprávnených záujmoch. DofE môže ďalej spracúvať vaše osobné údaje na oprávnených záujmoch len v prípade, že preukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad vašimi záujmami, právami a slobodami alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Ako dotknutá osoba máte právo na prístup k osobným údajom. V prípade naplnenia podmienok definovaných GDPR nás môžete požiadať o výpis osobných údajov, ktoré o vás spracúvame. Za určitých okolností môžete požiadať o obmedzenie spracúvania, o prenos  osobných údajov a taktiež máte právo dosiahnuť vymazanie osobných údajov.

Svoje práva si môžete uplatniť písomne na adrese: The Duke of Edinburgh's International Award Slovensko, o.z., Bottova 2/A, 811 09, Bratislava alebo e-mailom na info@dofe.sk. Prevádzkovateľ Vás môže požiadať o poskytnutie dodatočných informácií potrebných pre potvrdenie vašej totožnosti.